NIE DAĆ SIĘ ZASKOCZYĆ Z Magdalenę Młyńczak, szefem protokołu Międzynarodowych Targów Poznańskich, rozmawia

Kronika Miasta Poznania 1996 R.64 Nr2;Targi, jarmarki, MTP

Czas czytania: ok. 6 min.

JOANNA KĘPIŃSKA

MAGDALENA MŁYŃCZAK urodziła się w Lipnie 21 maja 1952 roku. Jest absolwentką Uniwersytetu im. A Mickiewicza w Poznaniu, ukończyła germanistykę. Zaraz po studiach w roku 1975 rozpoczęła pracę na Targach. Początkowo była stażystką, potem referentem dl s akwizycji i recepcjonistką. W styczniu 1978 roku została szefem protokołu MTP. Rodzina Magdaleny Młyńczak to 4 x M: Magda, mąż Marek, synowie Maciej i Marcin.

- Targi są miejscem wielu oficjalnych spotkań. Od czasów Powszechnej Wystawy Krajowej zwiedzali je i nadal tu przyjeżdżają głowy państw, szefowie rządów, dyplomaci i ministrowie. Wizyty tak wysokich rangą gości muszą przebiegać zgodnie z zasadami, na których opiera się protokół dyplomatyczny. Czy możemy ustalić, od kiedy na Międzynarodowych Targach Poznańskich działa zespół ludzi odpowiedzialnych za przestrzeganie norm protokołu? - Początki protokołu na Międzynarodowych Targach Poznańskich przypadają na lata pięćdziesiąte i sześćdziesiąte. Niestety, niewiele dziś wiemy o jego działalności w tamtym czy wcześniejszym okresie. Znam dwoje moich poprzedników na stanowisku szefa protokołu: panią Zofię Anders i pana Apolinarego Jazdona.

- Jak pani trafiła do pracy w protokole targowym? Praca na Targach to moja pierwsza praca. Trafiłam tu właściwie w ostatnim momencie. Po ukończeniu germanistyki na Uniwersytecie im. A. Mickiewicza poszukiwałam dość długo odpowiedniego zajęcia, ale nie trafiałam na zadowalającą propozycję. W latach siedemdziesiątych za niepodjęcie pracy po studiach groziła kara pieniężna. Właśnie gdy mój czas na znalezienie pracy mijał, pojawiła się możliwość zatrudnienia na Targach. Początkowo pracowałam jako sekretarka. Po mniej więcej dwóch latach pani Zofia Anders, ówczesna

Ryc. 1. M. Młyńczak z M. Niezabitowska. Fot. E. Orhon-Lerczak

szefowa protokołu, odchodziła na emeryturę i wtedy to stanowisko zaproponowano mnie. Było to w styczniu 1978. - Odpowiedzialność za przygotowywanie i przebieg wizyt oficjalnych na Targach wymaga nie tylko znajomości ogólnie przyjętych norm dobrego zachowania, ale również dość konkretnej wiedzy dotyczącej szczegółów protokolarnych. Jak wyglądały początki pani pracy? - Muszę stwierdzić, że od razu zostałam rzucona na głębokie wody.

Wcześniej nie miałam możliwości przyglądania się pracy protokołu. Wprawdzie praca w sekretariacie sprawiła, że miałam już wiele kontaktów, trudno jednak porównywać oba te zajęcia. Przypominam sobie dobrze pierwszą przygotowywaną przeze mnie wizytę. Było to w czasie targów SALMED. Targi odwiedzał wówczas przedstawiciel ambasady brytyjskiej. Do dziś pamiętam jego monologi, które wygłaszał, nie spodziewając się zapewne, że w ogóle go nie rozumiem. Niestety, lektorat języka angielskiego, który zaliczyłam w czasie studiów, na niewiele się w praktyce przydał. M usiałam uczyć się dalej. - Na czym polega pani praca na co dzień, a jak zmienia się w czasie trwania Targów, zwłaszcza tych największych? Na co dzień jest to właściwie praca biurowa. Prowadzę adresografię osób, które zapraszamy na poszczególne imprezy. Uzupełniam listę VIP-ów obejmującą korpus dyplomatyczny i konsularny, władze wojewódzkie i miejskie z całego kraju. Dla każdej imprezy jest tworzona lista osób związanych z daną branżą. Kogoś innego zapraszamy na SALMED, kogoś innego na POLAGRĘ czy targi czerwcowe. Prowadzę także sprawy związane z Unią Targów

Joanna Kępińska

Międzynarodowych (UFI), uaktualniam te dane. Pół roku przed datą rozpoczęcia imprezy zwracamy się do minsterstw odpowiednich branż o objęcie imprezy patronatem, ministra natomiast prosimy o dokonanie uroczystego otwarcia Targów. Kolejny etap to przygotowanie, druk i rozesłanie kilku tysięcy zaproszeń. N a każdy dzień Targów opracowuję szczegółowy harmonogram, taki godzinowy rozkład, który zawiera wszelkie informacje, począwszy od wizyt oficjalnych na sympozjach skończywszy. Przygotowuję też plan spotkań prezesa Zarządu MTP w czasie imprezy. Oczywiście poszczególne dni są różnie rozplanowane. Zdarza się jednak coraz częściej, że kilka wizyt przebiega równocześnie. Targi są teraz krótsze, ale bardziej intensywne. - Czy towarzyszy pani gościowi podczas zwiedzania Targów? - Nie zawsze. Zazwyczaj jestem obecna w czasie powitania delegacji. Na trasie gośćmi zajmują się recepcjoniści wyposażeni w radiotelefony, by możliwy był stały kontakt z nimi. Jest to konieczne, bo zdarza się, że gość nagle zmienia plany, z czegoś rezygnuje, coś zainteresuje go bardziej i zostaje w którymś z pawilonów dłużej niż przewidziano. Wtedy naszym obowiązkiem jest poinformować i przeprosić następne firmy, że gość przybędzie z opóźnieniem lub nie zjawi się w ogóle. Właśnie częste zmiany są największą trudnością naszej pracy, niczego bowiem nie można w stu procentach przewidzieć. W czasie nie dawnych Targów czerwcowych jeden z gości - wysokiej rangi przedstawiciel świata polityki - zmieniał plany aż siedmiokrotnie. Zdarzały się też kilkunastokrotne zmiany trasy. Staram się, by improwizacji było jak najmniej. Ale muszę przyznać, że w tej pracy raczej trudno jest popaść w rutynę i - choć mam z pewnością więcej doświadczenia - bywa, że walczę z tremą. - Zdarzają się pani momenty zaskoczenia? Na pewno. Na przykład podczas targów BICYKL miałam powitać na dworcu ambasadora Holandii. Niestety, informacja o godzinie jego przyjazdu okazała się błędna i ambasador zjawił się na Targach znacznie wcześniej, niż się spodziewaliśmy. Trzeba było natychmiast zorganizować mu czas. Akurat była na Targach ekipa telewizyjna, której pan ambasador udzielił wywiadu. - O czym rozmawia pani z gośćmi odwiedzającymi Targi? - Najczęściej nasze rozmowy dotyczą aktualnie odbywającej się imprezy targowej. Informuję o wielkości i randze Targów, o najważniejszych wystawcach i ich liczbie. Bardzo przydatne okazują się wtedy biuletyny publikowane przez nasz dział prasowy, zawsze znajduję tam aktualne dane. Staram się, by nawet po krótkiej wizycie gość zachował w pamięci jak najlepszy obraz naszych targów. - A polityka? - Tych tematów staram się unikać. Jeśli się zdarzy, że gość je podejmuje, po prostu słucham. - Najciekawsza, naj milej zapamiętana wizyta...? - Wizyty na ogół są bardzo sympatyczne. Trudno jest w tym momencie wymienić tę jedną. Pamiętam entuzjazm towarzyszący wizycie na Targach w 1981 roku ówczesnego przewodniczącego "Solidarności" - Lecha Wałęsy. Miło mi było również oprowadzać po ekspozycjach MTP panią premier, poznaniankę - Hannę Suchocką.

Wizyta najtrudniejsza do przygotowania...? Wspomnienie najtrudniejszej chyba wizyty, przynajmniej w ostatnim czasie, wiąże się znów z osobą Lecha Wałęsy, który odwiedził Targi ponownie, tym razem jako prezydent, w 1995 roku. Wizyta była bardzo trudna, przede wszystkim ze względu na jej krótki czas. Trwała tylko dwie godziny. Zaplanowany był między innymi wywiad dla telewizji, który miał być przeprowadzony w moim biurze. Całe pomieszczenie dokładnie przeszukano, nawet meble zostały wyniesione, a ja czułam się najbardziej strzeżoną osobą na Targach. Ponieważ samolot prezydenta spóźnił się, do wywiadu w efekcie nie doszło. - Oprócz prezydenta RP i wielu premierów Międzynarodowe Targi Poznańskie odwiedzali też inni znamienici goście, na przykład księżna i książę Kentu. Jaka to była wizyta? - Przede wszystkim bardzo krótka, a to oznacza, że najmniejsze potknięcie czasowe może zrujnować cały plan. Podczas tej wizyty omal nie doszło do wpadki. Delegacja brytyjska przyjechała przed pawilon 31A, gdzie miało odbyć się powitanie z polską delegacją oficjalną. Tymczasem koktajl, w którym uczestniczyła strona polska, jeszcze się nie skończył. Wprawdzie natychmiast zawiadomiliśmy naszą delegację, że księstwo Kentu sąjuż na schodach pawilonu, ale jak zapełnić nawet kilka minut tak, by goście nie odczuli, że gospodarze się spóźniają. N a szczęście, powitaniu towarzyszyła orkiestra dziecięca, która stała na schodach pawilonu. Księżna podeszła do dzieci i nawiązała z nimi krótką rozmowę. W tym czasie polska delegacja zdążyła się pojawić. - Normy postępowania, które składają się na całokształt protokołu targowego są - jak sądzę - powszechnie znane w naszym kręgu kulturowym. Jak przygotowuje się pani do wizyt egzotycznych gości, by nie dać się zaskoczyć? - Staram się być jak najlepiej poinformowana, szczególnie, gdy spodziewamy się wizyty gościa spoza naszego kręgu kulturowego. N ormy protokołu nie zawsze dają gwarancję, że postąpi się właściwie w rozumieniu gościa. W początkowym okresie mojej pracy zdarzyło mi się na przykład podać Hindusowi rękę. W tamtej kulturze jednak kobieta nigdy nie wyciąga ręki do mężczyzny jako pierwsza. Wiele takich szczegółowych spraw udaje mi się rozstrzygnąć we współpracy z kolegami z Ministerstwa Spraw Zagranicznych czy Ministerstwa Współpracy Gospodarczej z Zagranicą. Mogę chyba mówić o kolegach, gdyż współpracuję z tym zespołem już od wielu lat. - W Polsce jest obecnie znacznie więcej ośrodków targowych niż jeszcze przed kilkoma laty. Wielu organizatorów, aby podnieść prestiż przygotowywanych przez siebie targów, zaprasza na ich otwarcie premiera czy ministrów. Czy zdarza się, że przedstawiciele tych mniejszych lub młodszych ośrodków targowych zwracają się do pani z pytaniami, jak zorganizować wizytę, czy - ogólnie - jak zorganizować na targach zespół ludzi odpowiedzialnych za protokół? - Sporadycznie dochodzi do takiej współpracy. Na przykład z protokołem targów katowickich współpracuję w ramach przygotowywania Simmeksu.

Joanna Kępińska

Zdarzały się również kontakty z targami łódzkimi, bydgoskimi, gdańskimi. Była też u mnie kiedyś przedstawicielka targów kieleckich, która miała u siebie rozwinąć coś w rodzaju protokołu, ale nie wiem, jakie były dalsze losy tego przed. .. SIęwzIęcIa.

- Z jakimi zagranicznymi ośrodkami targowymi współpracują MTP w zakresie protokołu? Jak układa się ta współpraca? - Od wielu lat utrzymuję bardzo dobre kontakty z panią Brezin, szefową protokołu targów hanowerskich. Zwykle bywam tam w czasie targów i ponieważ wiem, jak bardzo jest wtedy zajęta, nie zajmuję jej uwagi konwersacją na tematy związane z naszą pracą. Bodajże tylko raz miałyśmy okazję porozmawiać spokojnie przy filiżance kawy. Nasza współpraca ma często charakter przyjacielskiej pomocy . Najczęściej dochodzi do niej w czasie wizyty naszej delegacji w Hanowerze lub niemieckiej w Poznaniu. Jeśli chodzi o inne europejskie ośrodki targowe, z którymi utrzymujemy kontakty, wymieniłabym jeszcze Wiedeń, Lipsk i Brno.

- Jakie cechy i kwalifikacje wydają się pani najistotniejsze w pracy na stanowisku szefa protokołu? - Trzeba być opanowanym i dość odpornym psychicznie, umieć błyskawicznie reagować w nieprzewidzianych sytuacjach. Ważna jest także otwartość w kontaktach z ludźmi, pozytywne nastawienie do życia. Co do kwalifikacji, mogę stwierdzić, że tych pełnych nie zapewni żadna szkoła. Liczy się przede wszystkim znajomość języków obcych, umożliwiająca bezpośredni kontakt, ale ważna jest także wiedza z zakresu psychologii, socjologii oraz ogólnych tendencji na rynku gospodarczym.

Powyższy artykuł jest częścią publikacji Kronika Miasta Poznania 1996 R.64 Nr2;Targi, jarmarki, MTP dostępnej w Wielkopolskiej Bibliotece Cyfrowej dla wszystkich w zakresie dozwolonego użytku. Właścicielem praw jest Wydawnictwo Miejskie w Poznaniu.
Do góry